Excel依存が生む心理的ロックインの罠

「うちの会社、いまだにExcelから抜け出せないんですよね」

こうした悩みは珍しくありません。経営者や情シスの方から、Excel依存の現場をどう変えればよいかという相談をたびたび受けます。

最近のニュースでも、「それでもExcelを捨てられない DXを阻む現場の心理的ハードルの正体」というテーマが取り上げられていました。しかし、この問題の本質は「ITリテラシーが低いから」という単純な話ではありません。現場がExcelに固執するのには、経営がITを定義してこなかった結果としての、構造的な理由があるのです。

現場心理の正体は「学習コストの先送り」

新しいシステムを導入するとき、必ずと言っていいほど聞こえてくるのが「Excelで十分」という声です。これは単なる現状維持バイアスではなく、ある意味で合理的な判断でもあります。

現場にとってExcelは、すでに使い慣れたツールです。新しいSaaSや業務システムを入れれば、必ず学習コストが発生します。しかも、そのコストを負担するのは現場であって、経営ではありません。

ここにIT導入の構造的な問題があります。経営は「DX推進」と号令をかけながら、現場の学習時間を確保せず、生産性が一時的に下がる期間も許容しない。だから現場は「Excelでなんとかする」という選択をし続けるのです。

その根っこには、経営がIT導入の目的を「現場の業務効率化」としか定義してこなかったことがあります。本来、IT導入は「経営判断の質を高める」「再現性のある業務を設計する」という目的で行われるべきものです。

積み上がる「心理的負債」

現場がExcelを選び続けると、ある種の「心理的負債」が積み上がっていきます。独自の関数やマクロ、複雑なセル参照が詰め込まれたExcelファイルは、もはやブラックボックスです。

そんなファイルを「新しいシステムに移行しよう」と言われても、現場は抵抗します。ファイルの中身を理解しているのは一部の担当者だけで、移行作業そのものが属人化しているからです。

経営は「Excelをやめよう」と指示するだけで、移行のプロセスを設計しません。その結果、現場は現状維持を選び、DXは進まないのです。

自治体DX事例に学ぶ、議会のデジタル化

一方で、興味深い事例もあります。総務省の「自治体DX事例集」に掲載された、セムカンによる議会のデジタル化です。

自治体の議会といえば、紙の資料と対面での進行が当たり前の世界です。その議会でもデジタル化が進んでいます。注目すべきは、この事例が「議会運営という業務プロセスそのもの」をデジタル化の対象にしている点です。

資料をPDFにして終わりではありません。議案の審議プロセス、採決の方法、議事録の作成まで含めた一連の流れを再設計しています。

これは、経営がIT導入の目的を定義するうえで良い手本になります。自治体という組織にとって、議会は意思決定の場です。その意思決定のプロセスをデジタル化することは、まさに「経営IT」の実践と言えるでしょう。

デジタル化の目的は「意思決定の質の向上」

自治体の事例が示しているのは、デジタル化の目的が「業務効率化」ではなく「意思決定の質の向上」にあるということです。

議会がデジタル化されれば、議員はいつでもどこでも資料を確認でき、審議の時間を有効に使えます。採決の結果がリアルタイムで集計されることで、意思決定のスピードも上がります。

これこそ、経営がITを定義すべき領域です。経営ITとしてのデジタル化とは、ツールの入れ替えではなく、業務プロセスと意思決定の仕組みを設計し直すことなのです。

補助金頼みが生む「借り物DX」の危うさ

もう一つのニュースとして、デジタル化・AI導入補助金制度を使ったDX投資を支援するウェビナーの開催も報じられています。補助金を活用したDX投資は一見魅力的ですが、ここにも落とし穴があります。

補助金を目当てにしたIT導入は、経営がITの目的を定義しないまま、ツールだけを入れてしまう危険をはらんでいます。

「補助金があるから」と導入されたシステムは、現場の業務プロセスを無視していることが多く、結局は使われない「死蔵システム」になります。経営がITを「投資」ではなく「経費削減」としてしか見ていない証拠です。

申請書の「導入目的」が曖昧なままでは、Excelに戻る

補助金を使う場合、申請書には「導入目的」を書く必要があります。ところが、その目的が「業務効率化」や「生産性向上」といった抽象的な言葉にとどまっているケースが少なくありません。

本当に必要なのは、「どの業務プロセスをどう変えるのか」「その結果、どの経営指標を改善するのか」という具体的な定義です。申請書の目的が曖昧なままでは、導入後の効果測定もできず、結局はExcelに戻ってしまいます。

経営がITを定義しないことの代償

ここまで見てきたように、Excel依存も補助金頼みのDXも、根っこでは同じ問題に行き着きます。「経営がITの目的を定義していない」ということです。

経営がITを定義しなければ、現場は自分たちの都合でツールを選びます。その行き着く先が、Excel依存であり、属人化であり、DXの停滞です。

経営がすべき3つの定義

では、経営は具体的に何を定義すべきなのでしょうか。私は次の3つが重要だと考えます。

1つ目は「ITの目的」です。そのITは、売上を伸ばすための事業ITなのか、意思決定の質を高める経営ITなのか、それとも安定運用のための管理ITなのか。この分類をはっきりさせることから始まります。

2つ目は「成功の定義」です。IT導入によってどんな状態になれば「成功」なのかを、具体的な指標で定めます。たとえば「月次決算の提出日を5日から3日に短縮する」といった目標です。

3つ目は「移行プロセス」です。いまのExcel業務から新しいシステムへの移行を、どんなスケジュールと体制で進めるのかを設計します。このとき、現場の学習時間を確保し、一時的な生産性の低下を受け入れる覚悟が要ります。

まとめ：心理的ロックインを解く鍵は経営の覚悟

Excel依存が生む心理的ロックインは、技術の問題ではなく、経営の意思決定の問題です。現場がExcelを手放せないのは、経営がIT導入の目的とプロセスを定義してこなかったからです。

補助金に頼る前に、そして新しいSaaSを導入する前に、まず自社のITの目的を定義してください。そのうえで、現場と一緒に移行のプロセスを設計する。それが、真のDXへの第一歩です。

経営がITを定義したとき、現場の心理的ロックインは自然とほどけていくでしょう。